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化外之地

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日志

 
 

一次接待中的小插曲  

2010-03-09 19:00:15|  分类: 职务作品 |  标签: |举报 |字号 订阅

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 常常听同行说接待工作无小事,接待之前要考虑周全,制定详细的接待方案,接待过程中要注重细节,及时应变。但往往到了接待现场,就容易顾此失彼,出现百密一疏的状况。去年10月26日—28日,湖南省接待工作经验交流会暨省接待服务协会年会和《接待工作》杂志社通联会议在长沙隆重召开。这样就避免了同一地市参会人员分批奔波,杂志社各通讯员也同时列席服务协会年会。

两个会议同时召开,这还是第一次。并且,会议最终都取得了圆满成功。但是,在与会人员报到的时候出现了一个小插曲。10月26号上午,我负责杂志社通讯员的签到工作,不过直到下午,来的人依然不多,感觉有些不对头。接待服务协会年会和杂志社通联会在同一地点签到,于是,我便询问他们各地市代表的签到情况,他们告诉我,大部分与会人员已经到来。看了他们的签到表,我才突然发现一些人既是接待服务协会的代表,也是杂志社的通讯员,具有“双重身份”。由于大多情况下是举办一次会议,签一次到,于是这些“双重身份”的人习惯性地在接待服务协会签到处报完到就去了房间。因为我与各通讯员没有见过面,所以即使他们出现过,也全然不知,最后只能打电话通知他们来签到,使事情变得复杂,而且影响了通讯员的休息,对接待一方来讲可谓是个大的失误。

随后,我进一步看了接待服务协会的签到情况以及房间的安排,令我没想到的是,具有“双重身份”的人在两边安排的房间也不同,这就导致一个人占了两间房,造成了浪费,并且,礼品的赠送也会出现重复。而此时,由于与会人员超过了预计,接待服务协会的同行正为房源发愁。因此,我马上向领导汇报了这个情况,并与接待服务协会组织者积极沟通,最后腾出了几间房,解决了部分来宾的入住问题。

尽管出现的纰漏在几分钟内便得到了弥补,但是这个接待中的小插曲时刻提醒我:接待讲究细节,一定要提前考虑周密,做到零失误,使来宾乘兴而来,尽兴而归。

 

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