常常听同行说接待工作无小事，接待之前要考虑周全，制定详细的接待方案，接待过程中要注重细节，及时应变。但往往到了接待现场，就容易顾此失彼，出现百密一疏的状况。去年10月26日—28日，湖南省接待工作经验交流会暨省接待服务协会年会和《接待工作》杂志社通联会议在长沙隆重召开。这样就避免了同一地市参会人员分批奔波，杂志社各通讯员也同时列席服务协会年会。
两个会议同时召开，这还是第一次。并且，会议最终都取得了圆满成功。但是，在与会人员报到的时候出现了一个小插曲。10月26号上午，我负责杂志社通讯员的签到工作，不过直到下午，来的人依然不多，感觉有些不对头。接待服务协会年会和杂志社通联会在同一地点签到，于是，我便询问他们各地市代表的签到情况，他们告诉我，大部分与会人员已经到来。看了他们的签到表，我才突然发现一些人既是接待服务协会的代表，也是杂志社的通讯员，具有“双重身份”。由于大多情况下是举办一次会议，签一次到，于是这些“双重身份”的人习惯性地在接待服务协会签到处报完到就去了房间。因为我与各通讯员没有见过面，所以即使他们出现过，也全然不知，最后只能打电话通知他们来签到，使事情变得复杂，而且影响了通讯员的休息，对接待一方来讲可谓是个大的失误。
随后，我进一步看了接待服务协会的签到情况以及房间的安排，令我没想到的是，具有“双重身份”的人在两边安排的房间也不同，这就导致一个人占了两间房，造成了浪费，并且，礼品的赠送也会出现重复。而此时，由于与会人员超过了预计，接待服务协会的同行正为房源发愁。因此，我马上向领导汇报了这个情况，并与接待服务协会组织者积极沟通，最后腾出了几间房，解决了部分来宾的入住问题。
尽管出现的纰漏在几分钟内便得到了弥补，但是这个接待中的小插曲时刻提醒我：接待讲究细节，一定要提前考虑周密，做到零失误，使来宾乘兴而来，尽兴而归。
评论